Онбординг

В бизнес-процессе большую роль на срок выполнения работы играет вовлеченность и эффективность.

От онбординга зависит, уйдет ли новый сотрудник через день или через несколько часов или останется работать на долгий срок. Целью онбординга является вовлечение сотрудника в рабочий процесс.

 

Важность онбординга в компании

Важно правильно выстроить онбординг, подойти к нему как бизнес-процессу, задействовать необходимые роли, чтобы у сотрудника не возникло желания «сбежать» из компании в первый рабочий день, а после ухода негативно отзываться о компании и ее руководстве и сотрудниках. Ошибки онбординга влияют на рабочие процессы компании, а в итоге на ее прибыль.

 

Роли в рамках онбординга

HR (рекрутер + HR-менеджер)

HR компании численностью до 50 человек отвечает, практически, за все:

• Поиск персонала
• Адаптацию нового сотрудника
• Обучение
• Работу с сотрудниками компании

У подобных компаний объем найма и увольнений невелик. Один HR-сотрудник справится без труда. Новичку в небольшой компании тоже удобно и понятно.

Минусом является человеческий фактор. Если он дал сбой, это сказывается сразу на всех блоках.

 

Рекрутер и HR-менеджер

Чем крупнее компания, тем более активно идет найм сотрудников.

Менеджер отвечает за онбординг новичка.

Рекрутер должен хорошо ориентироваться во всех направлениях онбординга.

 

Тимлид (наставник, ментор)

Занимается более узкой адаптацией новичка при его знакомстве сс командой, погружении в ежедневные задачи.

Чем крупнее компания, тем больше ролей необходимы для онбординга.

 

Пребординг

Это время между подтверждением приема на должность и первым рабочим днем.

 

Артефакты

Суть – показать новичку, что он не ошибся в выборе и компания заинтересована в нем.

 

Welcome-book

Предварительное знакомство с компанией, которое проводит рекрутер. Важно показать новичку, что в компании интересные задачи, крутые проекты.

 

Contact-сообщения

Обычные сообщения, которые пишут новичку, чтобы продемонстрировать заботу компании о нем, узнать, есть ли у него какие-либо вопросы.

 

ERM (Employee Road Map)

На этапе пребординга можно отправить сотруднику его дорожную карту: его задачи, встречи.

Процесс онбординга можно разбить на этапы.

 

Этап 0: Онбординг «Hello»

Нулевой этап онбординга идет параллельно с пребордингом. В рамках этапа «Hello» HR выполняет определённый перечень задач:

• создать учётную запись сотруднику
• ставит задачу техслужбе на пропуск

 

Этап 1: Онбординг «Welcome»

Основной этап – первые рабочие дни сотрудника. Проходит в трех форматах:

 

Welcome-письмо

Заключается в письме, где отображается в первый рабочий день новичка.

 

One2One-встречи

Встреча HR с новичком в первый рабочий день с целью ознакомления с базовой информацией о компании. Также такой формат считается неэффективным для онбординга удалённых сотрудников.

 

One2Many-встречи

Личная встреча сразу с целой командой новичков, которых собирают один раз в месяц или квартал.

Плюс таких встреч – возможность новых сотрудников познакомиться.

Минус – если новичок уже работает какое-то время, подобные встречи не имеют для него значения.

 

Типы адаптации / Блоки знаний

Организационная

Информация о графике работы, инфраструктуре компании и другие организационные вопросы.

 

Техническая

Информирование о доступах, используемых сервисах, учётных записях и т.д.

 

Социальная

Цель – помочь новичку адаптироваться в коллективе.

Включает: знакомство с коллективом, корпоративными коммуникациями, деловой этикет.

 

Профессиональная

Ознакомление работника с его и чужими обязанностями, матчасть. На этом этапе важно донести до сотрудника знания про его обязанности и обязанности всех, кто находится вокруг, ознакомить с должностными инструкциями и стандартами работы.

Цель этого этапа ― познакомить сотрудника с правилами, по которым живет компания.

 

Процессуальная

На данном этапе происходит погружение новичка в «боевые» задачи.

Здесь повышается роль и ответственность тимлида или непосредственного руководителя.

 

Артефакты

Все типы адаптаций применяются в различных Welcome-артефактах.

 

Welcome-письмо

Этот артефакт обеспечивает первый контакт в рамках онбординга. Отправляет его обычно новичку HR-менеджер в первый рабочий день на почту или в мессенджер.

В Welcome-письме указывают доступы к учётной записи и другим важным сервисам, важные контакты (системные администраторы, руководители, менторы, тимлиды и прочие), дают всю вводную и жизненно необходимую в первые рабочие дни информацию.

 

Welcome-курс 

В курсе размещают базовую информацию по всем направлениям адаптации. Эту информацию можно подать новичку в игровой форме, в виде квеста, видео, различных элементов геймификации.

 

Лист / план адаптации / ERM

Артефакт представляет собой дневник сотрудника на период адаптации.

В этот артефакт можно также включить ответы на часто задаваемые вопросы. 

 

Welcome-pack

Welcome-pack в разных компаниях бывает разным. Он содержит элементы различных типов адаптации. 

Welcome-pack может состоять из красиво оформленных материалов, дублирующих информацию из предыдущих артефактов, чтобы сотрудник легко начал ориентироваться в жизни компании. 

 

Этап 2: Онбординг «Come on in»

От «Добро пожаловать» к «Располагайся и приступай».

 

Адаптационные встречи

Четыре встречи дополнительно к welcome-встрече, плюс встреча по итогам испытательного срока. Во время встреч важно поинтересоваться:

• Как настроение, как влился в команду, какие задачи ему поставил руководитель, была ли встреча с руководителем, понятна ли ему его роль и задачи на испытательный срок
• Соответствие «ожидание – реальность»
• Задать простые вопросы про компанию из Welcome-курса
• Были ли трудности и успехи в первую неделю работы

У руководителя по аналогичному скрипту запрашивается обратная связь.

 

Этап 2+. Онбординг «Yes / No»

Завершающая встреча проходит с HR и с руководителем. На ней даётся полноценный фидбэк, озвучивается прохождение или непрохождение испытательного срока.