В отличие от широко известного понятия Onboarding, термин Offboarding использует не так много HR-специалистов, не говоря уже о представителях других профессий. При этом большинство компаний имеют Welcome Book, Welcome Box и другие инструменты для встречи новых сотрудников, но почти ничего для прощания с ними.
Оффбординг - что это и почему это важно
Представьте себе ситуацию, когда один из сотрудников покидает компанию. Причины его увольнения не имеют значения. Главное другое - даже после ухода он остается частью ваших бизнес-процессов. Во-первых, это связано с тем, что соискатели будут обращаться к нему за отзывами, а конкуренты за секретами внутренних процессов в вашей компании. Во-вторых, если осуществить позитивное расставание с сотрудником, есть вероятность того, что он порекомендует вашу компанию в качестве хороших клиентов или посоветует вам высококлассных специалистов. Чтобы все участники процесса остались довольными, необходимо настроить процесс увольнения таким образом, чтобы позитивное впечатление перекрыло негативное, а ваши взаимоотношения продолжались и впредь. Вот для решения таких задач и нужен оффбординг.
Оффбординг - это не только процесс увольнения сотрудника, начиная с момента принятия решения до последнего рабочего дня, но и любая работа по взаимодействию после этого. Конечно же, некоторые негативные моменты может быть сложно исправить. Например, если компания несколько месяцев не выплачивала зарплату сотруднику, оффбординг будет здесь бессилен. Но во всех остальных случаях он принесет существенную пользу.
Как правильно провожать сотрудника
Для того чтобы расставание прошло безболезненно, вы должны быть в числе первых, кто узнает о желании сотрудника уйти. Организуйте работу таким образом, чтобы коллеги обратились к вам сразу, как только узнают о его решении. Ведь решение сотрудника покинуть компанию - это ваша забота. Таким образом, вы всегда будете готовы и сможете контролировать весь процесс ухода.
Ниже представлены шаги, которые помогут провести увольнение сотрудника безболезненно для компании.
1. Необходимо провести Exit Interview
Личные вопросы следует задавать только в личной беседе. Когда сотрудник обратился к вам с заявлением об увольнении, не стоит делать поспешных выводов и обсуждать это при других сотрудниках. Не все сотрудники хотят публично объявлять о своем уходе. Пригласите его на закрытую беседу, где вы сможете выяснить истинные причины его ухода. Также вы сможете узнать, будет ли сотрудник лояльным к компании, выслушать его мнение о работе, сфокусировать внимание на его сильных сторонах и договориться о поддержании связи.
Шпаргалка для HR: примеры вопросов для Exit Interview
- «Уход из компании - ваша инициатива или инициатива компании?»
- «Какие отношения у вас были с командой?»
- «Есть ли какие-то конкретные аспекты работы в компании, которые могли стать причиной вашего ухода?»
- «Что, по вашему мнению, можно было бы улучшить в работе компании?»
- «Готовы ли вы рассмотреть возможность возвращения в компанию? Если да, то на каких условиях?»
- «Можем ли мы продолжать поддерживать связь?» «Какие навыки необходимы на вашей должности?»
- «Как бы вы описали вашу работу в компании друзьям?»
Ответы на эти вопросы помогут понять, какие впечатления остались у вашего сотрудника о работе, узнать о его готовности рекомендовать компанию своим знакомым и скорректировать негативные впечатления, заменив их положительными. Ведь на каждое недовольство сотрудника можно найти объяснение, почему все именно так, а не иначе, в данной компании.
2. Предоставьте инструкции к действию
Помощь в облегчении процесса для увольняющегося сотрудника является важным шагом. Чтобы достичь этого, необходимо предоставить ему четкий список того, что и кому он должен передать, чтобы завершить все свои рабочие обязанности. В государственных учреждениях и университетах такой список, известный как обходной лист, обычно используется в подобных случаях.
Обходной лист включает в себя следующие пункты:
- Подписание документов об увольнении;
- Расчет по заработной плате;
- Передача документов, необходимых для налоговой и бухгалтерской отчетности, в случае, если оформление было не по трудовой книжке;
- Передача служебных обязанностей;
- Возврат рабочей техники и пропусков в офисе (обычно это делается в последний рабочий день).
Важно отметить, что не нужно включать пункт "Удаление личной информации" в этот список, так как такой информации не должно быть на рабочем компьютере. Однако в неформальном разговоре следует рекомендовать увольняющемуся сотруднику выйти из своих аккаунтов в социальных сетях и удалить личные файлы с компьютера. Невероятно, но факт: на компьютерах бывших сотрудников часто остаются фотографии семейных праздников, доступы к личным соцсетям и другие файлы, не имеющие отношения к работе.
3. Сообщение команде
Предварительно уточните у увольняющегося сотрудника, можно ли сообщить о его уходе. Возможно, он хочет самостоятельно рассказать коллегам о своем увольнении или вовсе не желает делиться этой информацией. Если нет препятствий, рекомендуется поделиться этой новостью путем отправки письма по общим каналам, таким как Slack или корпоративная почта. В письме следует указать дату окончания работы увольняющегося сотрудника и пожелать ему успехов. Также стоит спланировать прощальный обед с коллективом.
Если увольняющийся сотрудник планирует сохранять молчание до последнего рабочего дня, информацию об его уходе следует сообщить в этот день. Не рекомендуется скрывать увольнение сотрудника, так как это может показаться замалчиванием ситуации.
4. Дайте фидбек
- Рекомендательное письмо. В странах СНГ это не так распространено, однако важно показать сотруднику, что компания ценит его работу. Это будет положительным подтверждением его достижений и компетентности, что приятно получить любому человеку, работающему на развитие вашего дела.
- Отзыв на LinkedIn. Попросите руководителя или коллегу оставить отзыв о работе с ним на его странице профиля. Это приятно и может помочь увольняющемуся сотруднику при поиске новой работы, так как работодатели часто просматривают такие страницы.
- Открытка с пожеланиями на будущее. Еще один вариант фидбека, который особенно популярен на Западе. Этот жест не несет практической пользы, однако создает чувство признания.
5. Оставайтесь на связи
Этот шаг особенно важен, если вам важны отношения с увольняющимся сотрудником и вы хотите поддерживать их. Выберите канал коммуникации, который можно использовать для связи. Например, подпишитесь на его аккаунты в социальных сетях и комментируйте его публикации, чтобы он не забывал о вашей компании. Создайте "Alumni club" для бывших сотрудников и регулярно рассылайте им профессиональные статьи и открытые вакансии вашей компании. В письмах можно делиться информацией о том, как ваша компания развивается и, каких успехов она достигла.
Автор статьи "Оффбординг"
