Введение стандартов работы имеет как положительные, так и отрицательные стороны. С одной стороны, они способствуют упорядоченности и эффективности в деятельности компании, обеспечивая единый стандарт выполнения задач. С другой стороны, излишняя жесткость стандартов может привести к ограничению творчества сотрудников и замедлению процессов. Давайте рассмотрим подробнее, какие преимущества и недостатки несут в себе стандарты работы.
Стандарты работы представляют собой определенную последовательность шагов и мероприятий, необходимых для достижения запланированных показателей.Это внутренние правила поведения для сотрудников компании, которым они должны следовать в ходе выполнения своих обязанностей. Такие стандарты могут включать в себя правила коммуникации между сотрудниками, требования к оформлению документов, специфику работы отдельных подразделений и регламентировать обязанности каждой должности или отдельные аспекты работы, такие как внешний вид сотрудников или способы взаимодействия с клиентами.
Как стандарты помогают компаниям
- Уменьшение времени и затрат на ввод новых сотрудников в должность: стандарты работы значительно сокращают время, необходимое для обучения новых сотрудников, что позволяет им быстрее войти в рабочий процесс.
- Минимизация временных и финансовых потерь во время внештатных ситуаций: при возникновении внештатных ситуаций стандарты позволяют быстро реагировать, основываясь на опыте и заранее разработанных эффективных моделях поведения.
- Улучшение качества обслуживания и развитие бренда: стандарты работы являются важным инструментом для повышения качества обслуживания и укрепления бренда компании, особенно в сфере услуг и ритейла.
- Предотвращение конфликтов и нарушений субординации: четко определенные стандарты работы помогают предотвратить конфликты между сотрудниками и нарушения субординации.
- Основные требования к стандартам работы: эффективный стандарт должен быть простым и понятным для изучения, регулярно обновляться, соответствовать другим нормативным актам компании.
Почему стандарты не всегда работают
- Чрезмерная жесткость стандарта: слишком строгие стандарты, регламентирующие каждый шаг сотрудников, могут негативно сказываться на производительности и мотивации персонала.
- Неопределенная цель разработки стандарта: часто стандарт разрабатывается просто ради его наличия, без ясно сформулированной цели.
- Сложность и непонятность стандарта: если стандарт слишком сложен, сформулирован сухим языком и содержит множество цитат из должностных инструкций, он может стать неэффективным инструментом управления.
- Стандарт "из интернета": переписанные сетевые стандарты, адаптированные под нужды компании, часто оказываются неэффективными из-за недостаточного адаптирования.
- Отсутствие конкретики или устаревший контент: если стандарт не содержит конкретных инструкций или устарел, он не может быть эффективно использован в повседневной работе.
- Отсутствие системы наставничества и адаптации: без системы наставничества и адаптации новые стандарты могут быть невозможны для внедрения в компании.
Когда стандарты не нужны
В некоторых креативных компаниях, таких как рекламные агентства или организаторы мероприятий, строгие стандарты могут ограничивать производительность и инновации. Также они могут быть неэффективными для сотрудников, чья работа связана с частыми командировками или требует высокой степени творчества.
Маленьким компаниям, стремящимся к росту, также не следует тратить время на разработку стандартов. Например, в небольшой консалтинговой фирме, где работало всего четыре сотрудника и один руководитель, были разработаны детальные стандарты процедур для каждого этапа работы. Однако эти стандарты оказались излишне сложными и избыточными для такой небольшой команды. Сотрудники тратили больше времени на следование стандартам, чем на реальную работу над проектами. Кроме того, отсутствие системы наставничества и адаптации для новых сотрудников делало эти стандарты малоэффективными и ненужными.
Стандартизация работы в компаниях имеет множество преимуществ, однако не всегда является универсальным решением. Важно учитывать особенности каждой компании при разработке и внедрении стандартов работы.
Подход к стандартизации должен быть гибким и адаптированным под конкретные потребности и характер деятельности компании. Не следует применять стандарты там, где они будут излишними или могут негативно сказаться на производительности и творчестве сотрудников.
Важно учитывать размер компании, её структуру, специфику деятельности и особенности работы персонала при разработке и внедрении стандартов. Только в этом случае стандарты станут эффективным инструментом управления, способствующим повышению эффективности бизнеса и качества предоставляемых услуг.
Автор статьи "Введение стандартов работы: за и против"
