ВРИО: как правильно писать «временно исполняющий обязанности»

При оформлении документации следует придерживаться правил правописания, поскольку ошибки создают неблагоприятное впечатление об отправителе и подчеркивают его неумение в рабочих вопросах. Один из сложных случаев правописания – это акроним "врио": как пишется это сочетание букв в официальных документах и как его можно заменить в случае необходимости?

Расшифровка и правильный способ написания

Акроним «врио» расшифровывается как "временно исполняющий обязанности" и используется, когда документы приходится подписывать не руководителю, а заместителю, исполняющему его должностные обязанности.

Это разновидность аббревиатуры, которая уже давно превратилась в самостоятельное слово. В словаре оно является существительным, которое может использоваться как в мужском, так и в женском роде в зависимости от контекста.

Разберем подробнее, как правильно написать "врио" в деловых письмах и других документах. Одним из вариантов указать, что документ подписывается лицом, исполняющим обязанности, является буквенное сокращение "и.о.". Это признано допустимым и активно используется в деловой переписке. Такое сокращение не склоняется и может быть использовано как в мужском, так и в женском роде.

Если возник вопрос, как написать "временно исполняющий обязанности" или "исполняющий обязанности" сокращенно, следует придерживаться правил русского языка: сокращение “и.о.” пишется строчными буквами, если оно не находится в начале предложения. Если сокращение стоит в начале предложения, первая буква будет прописной, а вторая – строчной, например: "И.о. директора убыл в командировку".

Если сокращение "врио" стоит в начале предложения, заглавной будет только первая буква акронима. Отсюда написание будет выглядеть так: "Врио начальника прибыл на мероприятие". В этом случае сокращение подчиняется тем же правилам, что и обычные слова русского языка.

Обязательно ли использование сокращений в документах?

После того, как было выяснено, как писать "временно исполняющий обязанности", следует определить, в каких случаях обязательно использование этого сокращения. Согласно действующим правилам, единственный случай, когда сокращения обязательны, это приказ о назначении определенного лица временно исполняющим обязанности руководителя. То есть формулировка "назначить Иванова А. А. врио директора ООО «Гарант» является правильной и обязательной, а в других случаях можно обойтись без сокращения.

Однако возникает другой вопрос. Как правильно писать сокращенно "временно исполняющий обязанности": и.о. или врио?

Законодательно эти сокращения не разграничены, но они имеют разное лексическое значение и должны использоваться только в определенных контекстах.

Как определить, как правильно написать "временно исполняющий обязанности": в 2 буквы или в 4? Решение этого вопроса принимается следующим образом:

• Сокращение "врио" используется, если сотрудник временно замещает руководителя или другое должностное лицо. Например, руководитель организации уходит в отпуск или на больничный, и в это время его обязанности исполняет его заместитель. Если возникают трудности с написанием "врио" в документах, необходимо обратиться к словарю за конкретными случаями. В трудовую книжку не вносится запись о том, что сотрудник временно выполнял чьи-то обязанности.
• Сокращение "и.о." используется, если должность освобождается по штатному расписанию и пока на нее не нашли нового сотрудника. В таком случае, работнику, замещающему вакантную должность, присваиваются буквы "и.о." в документообороте. Если же он получает это место, перевод должен быть утвержден приказом, и после этого сокращения уже не используются в новых документах.

Как правильно написать "временно исполняющий обязанности" в случае, когда прежний руководитель остается в организации, но переводится на другую должность? В таком случае обязанности переходят к его заместителю, и до утверждения перевода приказом перед фамилией заместителя в документах ставятся буквы "и.о." Например, "и.о." начальника отдела Иванов А. А. подписал соглашение.

Что говорит ГОСТ: как правильно написать "врио"?

Порядок отражения реквизитов в документах описан в "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).

В п.5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016 говорится, что при подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением):

• И.о. генерального директора                                                 Подпись  И.О. Фамилия

или

• Исполняющий обязанности генерального директора   Подпись   И.О. Фамилия

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 не упоминается о правилах написания сокращения "врио", но и запрета на его использование нет. То есть можно применять аналогичные правила:

• использовать в документе "Врио", если это слово находится в начале строки, и "врио", если внутри предложения;
• полностью расшифровывать аббревиатуру и писать "Временно исполняющий обязанности...".

ГОСТ Р 7.0.97-2016, как и другие документы национальной системы стандартизации, применяется на добровольной основе (п. 1 ст. 26 Федерального закона "О стандартизации в Российской Федерации" от 29.06.2015 № 162-ФЗ). Однако, следует придерживаться основных правил подписания документов, изложенных в нем, и не изобретать своих собственных правил. Это поможет упростить взаимодействие и избежать конфликтов с контрагентами и госорганами.

Что лучше: полное или сокращенное написание?

Иногда бывает сложно определить, как правильно написать "временно исполняющий обязанности" - в виде сокращения или полностью. Оформление и стиль деловых документов существенно влияют на восприятие и могут повлиять на получение ответа. Если речь идет о временном замещении должности, то не обязательно использовать аббревиатуру, можно указать реальную должность, например, первый заместитель руководителя Смирнов В. В.

Для уточнения правил написания "временно исполняющий обязанности директора" в сложных ситуациях можно обратиться к специализированным сайтам, где предоставляются консультации по сложным случаям русского языка.

Краткие выводы

• В документах допустимо использовать как сокращение "врио" (временно исполняющий обязанности), так и "и.о." (исполняющий обязанности).
• При написании этих сокращений следует придерживаться общих правил русского языка: первая буква будет заглавной, если сокращение стоит в начале строки или предложения: "Врио", "И.о.". В остальных случаях все буквы должны быть прописными: "врио", "и.о.".
• Вместо сокращений допустимо указывать полное название должности: "Временно исполняющий обязанности..." или "Исполняющий обязанности...".