Приказы кадровых служб: виды, порядок оформления и хранения

Приказ (распоряжение) – это важный документ в жизни любой организации, который подлежит обязательному исполнению сотрудниками подчиненными руководителю.

Согласно утвержденному Министерством культуры Российской Федерации «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25 августа 2010 г., приказы (распоряжения) организаций разделяются на три группы:

1. Приказы (распоряжения) по основной (профильной) деятельности.
2. Приказы (распоряжения) по личному составу.
3. Приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным вопросам.

Приказы (распоряжения) по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам регулируют деятельность организации в общем, в то время как приказы (распоряжения) по личному составу напрямую касаются трудовой деятельности работников.

Приказы (распоряжения) по личному составу играют ключевую роль в кадровом делопроизводстве. Согласно статье 68 Трудового кодекса РФ, прием и увольнение работника оформляются приказом (распоряжением) работодателя. Также согласно статье 84.1 ТК РФ, прекращение трудового договора также оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Приказы по личному составу отражаются в других документах (трудовые книжки, карточки Т-2 и пр.).

 

Важно отметить, что унифицированные формы приказов по личному составу имеют установленные Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года № 1 об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. К таким формам относятся приказы о приеме на работу и другие.

Знание порядка заполнения унифицированных форм приказов по личному составу необходимо для эффективной работы кадровых служб организаций.

 

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (№ Т-1 и № Т-1а)

Этот приказ работодателя о приеме на работу выдается на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора.

Приказ о приеме на работу должен быть подписан работником в течение трех дней со дня начала работы. По требованию работника ему выдается заверенная копия приказа.

 

В приказе о приеме на работу должны быть указаны:

1. номер и дата документа;
2. дата начала работы;
3. ФИО работника;
4. подразделение;
5. должность;
6. условия работы;
7. размер оплаты труда;
8. срок испытания.

Приказ о приеме на работу всегда выдается на основании трудового договора. Записи по этому приказу вносятся в трудовую книжку и личную карточку работника, а также ведется учет оплаты труда.

 

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (№ Т-5 и Т-5а)

Этот приказ применяется при переводе работника на другую должность в пределах организации или при переезде работодателя. В приказе обязательно указывается вид перевода – временный или постоянный.

Если перевод инициирован работником, в строке "причина перевода" указывается "инициатива работника", а в "другом документе" указывается основание и дата заявления о переводе.

Перевод работника возможен только с его письменного согласия, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. На основании этого приказа делаются записи в документы работника, а также ведется учет оплаты труда.

Приказы о приеме на работу и о переводе работника играют важную роль в управлении персоналом организации, поэтому их оформление требует точности и соответствия действующему законодательству.

 

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (№ Т-6 и Т-6а)

Этот документ выдается при оформлении различных видов отпусков работнику, таких как ежегодный основной оплачиваемый отпуск, отпуск без сохранения заработной платы и учебный отпуск, в соответствии с трудовым законодательством.

Приказ о предоставлении отпуска работнику подписывается работником.

 

В приказе о предоставлении отпуска работнику должны быть указаны:

1. номер и дата документа;
2. ФИО работника;
3. структурное подразделение и должность работника.

Если приказ относится к ежегодному основному оплачиваемому отпуску, в блоке «А» указывается период работы, за который предоставляется отпуск, его продолжительность и даты начала и окончания отпуска. В случае других видов отпусков используется блок «Б», где указывается вид отпуска, продолжительность и даты начала и окончания.

На основании приказа о предоставлении отпуска работнику вносятся соответствующие отметки в его личную карточку и лицевой счет.

 

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (№ Т-8 и Т-8а)

Работник должен ознакомиться с этим документом под роспись.

При запросе работника, работодатель обязан предоставить надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) об увольнении. В случае, если работнику не удается ознакомиться с документом, это также отмечается на самом приказе.

 

В приказе о прекращении трудового договора указываются:

1. номер и дата документа;
2. данные расторгаемого трудового договора;
3. дата увольнения;
4. ФИО работника;
5. структурное подразделение и должность работника;
6. причина увольнения в соответствии с Трудовым кодексом РФ;
7. наименование документа, послужившего основанием для увольнения (например, заявление работника).

На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора делаются соответствующие записи в документах работника и производится окончательный расчет.

 

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (№ Т-9 и Т-9а)

Этот документ оформляется при направлении сотрудника в командировку. Сотрудник кадровой службы заполняет приказ на основании служебного задания, после чего его подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо.

 

В данном приказе должны быть указаны следующие данные:

1. номер и дата документа;
2. ФИО командированного сотрудника;
3. структурное подразделение и должность сотрудника;
4. место, куда направляется (страна, город, организация);
5. срок командировки (дни), дата начала и окончания;
6. цель командировки (соответствует служебному заданию);
7. основание (обычно служебное задание).

Сотрудник должен подтвердить ознакомление с приказом о командировке.

Если необходимо, в приказе указываются источники финансирования расходов на командировку.

 

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (№ Т-11 и Т-11а)

Этот документ оформляется для того чтобы отметить успехи работника и поощрить его. Решение о поощрении принимает руководитель подразделения, где работает сотрудник, или сам работодатель.

 

Данный приказ о поощрении работника должен содержать:

1. номер и дата документа;
2. ФИО работника, который получает поощрение;
3. структурное подразделение и должность работника;
4. причина поощрения (соответствует представлению);
5. вид поощрения (если поощрение материальное, указывается сумма);
6. основание (представление).

После издания приказа о поощрении работника делаются соответствующие записи в трудовую книжку и личную карточку работника.

 

Приказы (распоряжения) по личному составу, не имеющие унифицированной формы, могут быть составлены в произвольной форме с учетом обязательных реквизитов для подобных документов, установленных в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

 

В таких приказах необходимо указать:

1. наименование документа;
2. дату его составления;
3. наименование организации, составившей документ;
4. суть хозяйственной операции;
5. величину операции в натуральных и (или) денежных значениях с указанием единиц измерения;
6. должность лица (лиц), совершившего операцию и ответственного за ее проведение;
7. личные подписи ответственных лиц с их фамилиями и инициалами или другими идентификационными данными.

Приказы (распоряжения) по личному составу должны содержать преамбулу и описательную часть. Преамбула обычно содержит факты, которые служат основанием для издания приказа (распоряжения).

Основная часть приказа должна начинаться с глагола, указывающего на действие, которое необходимо выполнить, такие как "Обязать", "Уволить", "Довести до сведения", "Выдать" и т. д.

Если требуется выполнить действие в определенный срок, приказ (распоряжение) должен четко указывать этот срок, например, "провести проверку до 31.01.2011 года".

Также в приказе (распоряжении) должно быть указано лицо, ответственное за контроль выполнения приказа, например, "Контроль за исполнением приказа возложить на инспектора по кадрам Иванова И. И.".

Текст приказа должен быть согласован с заинтересованными лицами и подписан работником, к которому он относится, а также руководителем организации. Приказ (распоряжение) вступает в силу с момента подписания. Работодатель обязан предоставить работнику надлежаще заверенные копии приказов (распоряжений) по его требованию.

К приказам по личному составу, не имеющим унифицированной формы, можно отнести такие документы как приказ о дисциплинарном взыскании и приказ об изменении биографических данных работника.

 

Приказ (распоряжение) о дисциплинарном взыскании представляет собой уникальный вид документа по личному составу, отличающийся от других приказов. В этом приказе причина его издания, то есть дисциплинарный проступок, указывается в преамбуле приказа, основанной на докладной записке руководителя структурного подразделения. Описательная часть приказа должна содержать наказание, которое было выбрано руководителем. Хотя выбор меры взыскания лежит на руководителе, сотрудник кадровой службы должен соблюдать установленный срок применения взыскания (один месяц со дня выявления проступка), поэтому он запрашивает у работника пояснительную записку.

 

Приказ (распоряжение) об изменении биографических данных работника является реакцией на заявление работника и предоставленные органами ЗАГС документы, подтверждающие изменение персональных данных. Приказ должен содержать информацию о причинах изменения данных на основании поданных документов. Работнику предъявляется приказ для подписи.

 

Приказ (распоряжение) о восстановлении на работе, выплате среднего заработка за время прогула и компенсации морального ущерба основан на решении суда. Начальный пункт приказа утверждает восстановление на работе работника, уволенного незаконно. После этого главному бухгалтеру организации дают указание выплатить различные суммы, включая компенсацию за прогул и моральный вред. Должностное лицо, которому дано указание, должно подтвердить ознакомление с документом.

 

Приказ (распоряжение) об аннулировании трудового договора применяется, если работник, принятый на работу, не явился на рабочее место в течение недели. Основанием для такого приказа является докладная записка руководителя структурного подразделения о факте отсутствия работника на работе и акт комиссии. Цель приказа - аннулирование трудового договора и приказа о приеме на работу.

 

Регистрация приказов

Каждый приказ (распоряжение) по личному составу должен быть зарегистрирован для подтверждения его создания и юридической значимости. Приказы по личному составу и по основной деятельности должны регистрироваться раздельно, чтобы иметь различные регистрационные данные для удобной идентификации. Сроки хранения приказов по личному составу четко регламентированы и зависят от их типа.

 

Правила индексации приказов разрабатываются индивидуально в каждой организации. Обычно для этой цели используется буквенно-цифровая система. Для числового обозначения приказов по личному составу рекомендуется руководствоваться следующими принципами:

1. Применять буквенно-цифровую систему идентификации приказов по личному составу, например, 1-к, 1/к, 1к или 1л/с;
2. Использовать различные буквенные обозначения при регистрации приказов с разными сроками хранения.

 

Для регистрации приказов по личному составу применяются различные методы:

• Журнальный метод предполагает ведение журнала регистрации приказов для избежания конфликтов и обеспечения четкости в документообороте. Журнал должен быть пронумерован и заверен подписью руководителя и печатью организации, содержа в себе информацию о дате, номере и содержании приказов.
• Карточный метод включает создание карточек учета на документы, размещение которых в картотеке с учетом используемых классификаторов.
• Автоматизированный метод осуществляется с помощью специальных программ, где информация хранится в электронной форме, облегчая процесс регистрации и контроля приказов.

 

При передаче приказов по личному составу в архив нужно следовать архивным правилам, универсальным для всех организаций:

• Обеспечить подшивку или переплет дела.
• Пронумеровать листы.
• Составить заверительную запись.
• Составить внутреннюю опись документов.
• Оформить обложку с указанием заголовка дела, дат приказов и другой важной информации.

Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ от 06.12.2011 "О бухгалтерском учете" с 1 января 2013 года требование о составлении приказов по унифицированным формам не содержится. Однако необходимо определить форму документов в соответствии с указаниями руководителя.