Как отказать кандидату после собеседования

По статистике иностранных кадровых агентств, 95% кандидатов хотят знать мнение работодателя о своем резюме, а более 50% рекрутеров честно отказывают соискателям при приеме на работу. Отказ после собеседования – не самая приятная ситуация, но от этого никуда не деться. Эта же статистика показывает, что игнорирование неподходящих соискателей в четыре раза снижает шансы на общение с ними по поводу других вакансий, на которые они потенциально могли бы подойти. Хотя кадровый резерв многих компаний состоит из специалистов, которые уже прислали ответ на вакансии компании.

Как правильно отказывать кандидатам после собеседования, чтобы произвести положительное впечатление и терять человеческие ресурсы? В данной статье описаны причины и образцы ответов, которые помогут вам не сделать соискателя своим врагом.

Причины отказа соискателю в трудовых отношениях

Фактически работодатель может отказать претенденту на вакансию по следующим причинам: отсутствия образования, опыта, профессионализма, несоответствия конкретным должностным требованиям или из-за субъективного впечатления. Это означает, что причины отказа могут носить официальный (законодательный) или неофициальный характер. Однако работодатель по закону обязан обосновать отказ кандидату, если он запросил его. В противном случае он может обратиться в суд.

Правовые основания для отказа

Правовым основанием для отказа в приеме на работу соискателя после собеседования является несовместимость с «деловыми качествами» — так закон описывает ситуации, когда соискатель не обладает необходимыми для работы навыками и знаниями, которые должны быть подтвержденным рекомендациями и собеседованием и тестовыми заданиями. Либо уровень образования или квалификации ниже требуемого, что также должно быть подтверждено соответствующими документами. Это означает, что законные основания для отказа могут основываться только на профессиональных навыках. Личные качества рассматриваются, только если они могут влиять на результаты работы.

Другими законными причинами являются:

• Состояние здоровья (некоторые предложения о работе требуют определенных медицинских справок, например, в пищевой промышленности),
• Психическое состояние (может быть правовым основанием, если несоответствие может быть подтверждено тестированием, медицинским освидетельствованием или испытательным сроком),
• Возраст (согласно статье 63 ТК РФ на некоторые должности не могут быть приняты несовершеннолетние или лица, возраст которых превышает определенный порог),
• Проблемы с законом (некоторые должности запрещают принимать на работу людей с судимостью),
• Отсутствие вакансий на предприятии (должно быть подтверждено штатным расписанием).

По сути, юридических оснований всего две: бизнес-характеристики и требования, которые не имеют ничего общего с заявителем или самой компанией, а определяются законом.

Тогда как правильно отклонить кандидата после собеседования, если причины, по которым он вам не подходит, чисто субъективные (например, неадекватное поведение, или неприятное впечатление)? Ведь все мы люди и ощущения от общения с будущими коллегами не менее важны, чем профессиональная пригодность для занимаемой должности.

Есть два способа правильно отклонить кандидата:

• Искать юридическое обоснование для отказа на должность, основанное на должностной инструкции, трудовом договоре, квалификационных требованиях или профессиональных стандартах.
• Принять другого кандидата со стороны или выбрать кандидата из своего штата (например, перевести в другой отдел) и закрыть вакансию на том основании, что вакансий больше нет.

Или переступить через первое впечатления и принять кандидата на работу.

Однако если вы приняли отрицательное решение, важно помнить, что деловые качества, дающие вам право отказаться от трудоустройства, должны быть связаны с повседневными трудовыми обязанностями. Это означает, что если, например, вождение автомобиля не требуется, отклонить кандидата по причине отсутствия у него водительских прав невозможно. Подумайте, какие другие примеры отказа после собеседования будут считаться незаконными.

Кому нельзя отказать

Все, что не подпадает под несоответствие деловых качеств и не может быть подтверждено документами, тестами или испытательным сроком, может считаться трудовой дискриминацией. Но есть и определенные категории охраняемых законом граждан, которым нельзя отказать:

• Если женщина беременна или имеет детей (согласно статьям 16–18, 64, 332, 391 ТК РФ).
• При переводе специалиста на должность от другого работодателя и с момента его увольнения с прежней должности прошло менее месяца (ст. 64 ТК РФ).
• Когда работник был избран на должность или участвовал в конкурсе на должность.
• Если заявитель выиграл в суде по поводу трудоустройства с работодателем.
• При приеме на работу инвалида в пределах квоты (ст. 16 ТК РФ).
• Если человек работает по совместительству (можно совмещать несколько работ — ТК РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ в редакции от 14 июля 2022 г.).
• Если кандидат не прошел проверку данных. Служба безопасности имеет право проверять кандидата, но может отказать ему только при наличии в его биографии моментов, не соответствующих требуемым по закону. (например, судимость, неофициальный диплом и т.п.).

В случае, если кандидат пришел на собеседование еще раз. Работодатель обязан провести повторное собеседование с соискателем и сделать вывод на основании нового собеседования, а не предыдущего.

Как правильно отклонять кандидатов: руководство по отказу с примерами

Работодатель, заботящийся о репутации, всегда найдет способ правильно отказать претенденту на вакансию. Во-первых: чтобы наладить контакт для случая, если соискатель может подойти на другие вакансии компании в будущем. Во-вторых: чтобы не испортить впечатление и не побудить его к негативным отзывам о компании. Согласно статистике блога Recruiter HR, 97% кандидатов готовы рекомендовать компанию своим друзьям и знакомым, если собеседование прошло хорошо. Давайте рассмотрим на примерах, как построить отказное сообщение после собеседования, чтобы произвести на кандидата положительное впечатление.

Формулировка отказа

Если законных оснований для отказа нет, советуем не вдаваться в подробности. Лучше всего выбирать упрощенные формулировки, такие как «Руководитель определился с другим претендентом», «Мы не готовы предложить вам эту вакансию», «Несмотря на позитивное общение, мы решили продолжить диалог с другим специалистом» и т.д.

Вот пример элегантного и четко сформулированного отказа от одной из американских компаний:

Здравствуйте кандидат!

Мы рады, что Вас заинтересовала вакансия. Как вы, возможно, знаете, претендентов на эту должность было больше, чем мы ожидали, что поставило нас в затруднительное положение, поскольку мы были вынуждены выбирать из лучших.

Мы пообещали предоставить обратную связь каждому кандидату и, с сожалением сообщаем вам, что не можем пригласить вас в дальнейшем для участия в конкурсе на эту должность. Тем не менее, мы высоко ценим Ваши профессиональные качества, пожелания и амбиции и будем рады, если Вы откликнетесь на новые должности в нашей компании, которые считаете подходящими.

Внимание к кандидату

Обратите внимание, что встреча была не «для галочки», чтобы вы хотя бы признали, что проявили ответственность и приняли участие в интервью. Будь благодарны за общение и потраченное время кандидата.

Вот пример удачного отказа для такого случая:

Спасибо, что нашли время пообщаться с нами!

Мы очень рады, что вы хотите стать частью нашей команды. Мы знаем, что поиск новой работы – это всегда стремление к переменам, развитию и новым достижениям.

Сожалеем, но в настоящее время у нас нет для вас подходящей вакансии. И все же мы очень хотим поддержать вас, даже если сегодня для вас не первое письмо такого рода. Не теряйте надежду. Потому что даже после 1000 неудач может прийти успех, способный изменить жизнь.

Вы уже начали делать первые шаги, и мы надеемся, что вы продолжите действовать - откликаться на вакансии, присылать резюме, ходить на собеседования. Мы будем рады сообщить вам, если у нас есть другая подходящая вакансия.

Именно это произошло с основателем KFC полковником Сандерсом, ему 1009 раз отказали, прежде чем он нашел владельца ресторана, который согласился попробовать его уникальный рецепт курицы. Сейчас KFC — крупнейшая сеть ресторанов в мире.

Для ознакомления предлагаем вам посмотреть следующие примеры

Завершение сообщения

В конце желательно сказать что-то такое, что произведет на соискателя хорошее впечатление и смягчит отказ. Например, «Вы успешно прошли основные этапы отбора», «Вы были в числе лучших», «С вами было приятно работать», «Вы показали себя с лучшей стороны». А также предлагаем оставаться на связи: «Если у нас будут интересные и подходящие вакансии подходящие вам, мы обязательно вам сообщим», «Разрешите добавить вас в нашу базу и сообщить нам о подходящих предложениях работы».

Хороший пример такого письма:

Спасибо, что нашли время ответить и встретиться с нами! Особенно радует то, что вы заранее ознакомились с информацией о компании и подготовились к встречи.

Мы бы хотели принять на работу всех, кто проявляет большой интерес к работе с нами. К сожалению, сегодня мы вынуждены тщательно отбирать кандидатов и не можем пригласить вас на эту должность.

Мы будем рады поддерживать с вами связь, если у нас появится другая, более подходящая вакансия. Нам очень понравился ваш подход.

Здесь мы рассмотрели пример формулировки письма об отказе в свободной форме. Далее мы подготовили несколько образцов писем с текстом отказа соискателю после собеседования по служебным причинам, чтобы вы могли использовать их в своих целях.

Правила написания письма в случае отказа кандидата после собеседования

Вежливый и свободный язык подходит для словесного отказа или неформального сообщения. Закон не обязывает работодателя указывать настоящую причину, особенно если она не подтверждена юридически. Однако, если это официальное письмо, следует позаботиться о том, чтобы оно имело четкую структуру, нейтральный тон и чтобы формулировка поддерживалась действующими правовыми нормами, так как документ может быть использован в судебном разбирательстве. Рассмотрим подробнее, как написать официальный отказ соискателю по результатам собеседования.

В письме должны быть указаны:

• Название компании и реквизиты компании-работодателя,
• Номер документа (служебное делопроизводство предполагает регистрацию документов),
• Четкое и точное указание причины отказа с указанием конкретных статей закона,
• Подпись директора организации или начальника отдела кадров с печатью.

Если кандидат попросил вас написать письменное заявление, вы должны предоставить ему такой документ. Мы готовы предоставить кандидату юридически обоснованные примеры отказа после собеседования. Скачайте эти шаблоны и адаптируйте их к своим рабочим ситуациям.

Скачать образцы писем с текстом отказа кандидату после собеседования

Ответы на часто задаваемые вопросы

1. Необходимо ли кандидату давать ответ?

   Как уже было сказано, работодатель не обязан оформлять формальный отказ, если он об этом не просил. Однако молчание рекрутера или, что еще хуже, игнорирование пожеланий кандидата может привести к негативным отзывам в сети. Это может повредить репутации компании. Хороший рекрутер знает, как вежливо отказать человеку в работе, чтобы не обидеть, и обязательно отправит сообщение.

2. Когда вы должны дать ответ после интервью?

   Статья 64 ТК РФ обязывает работодателя в течение 7 рабочих дней письменно информировать соискателей о причинах отказа в приеме на работу. Однако только при условии, что заявитель подал заявление об отказе.

3. Как лучше всего уведомить кандидата об отказе?

   Подходит любой способ связи с кандидатами после собеседования. Желательно тот, который использовался изначально. То есть, если общение происходило в мессенджере, то и отказ можно отправить в нем. Если по электронной почте, то в таком случае в письме. Впрочем, если вы решите сэкономить время и обзвоните неподходящих кандидатов по телефону, ничего страшного не произойдет. Самое важное это то, что все соискатели будут уведомлены об отказе.