Как найти бизнес-ассистента

Бизнес-ассистент помогает в организации работы руководителя, включая организацию встреч, заказ билетов и бронирование номеров в гостиницах, а также приносит кофе. Но его роль значительно шире, ведь он является бизнес-партнером, коучем, мотиватором и секретарем одновременно.

Основная задача ассистента - снизить когнитивную нагрузку на руководителя, чтобы он мог уделить больше внимания важным стратегическим задачам. Это не то же самое, что секретарь, который просто группирует входящие задачи и передает их руководителю. Бизнес-ассистент решает большинство задач самостоятельно. Работа секретаря - рутинная и организационная, но не требующая принятия самостоятельных решений. Бизнес-ассистент - это проектный или, в нашем случае, продуктовый менеджер, которому можно доверить задачу любого уровня, зная, что он найдет необходимые ресурсы для ее решения.

Какие задачи выполняет мой бизнес-ассистент?

Маршрутизация задач

Он регулирует поток задач, чтобы уменьшить количество людей, с которыми необходимо общаться. Если у меня нет времени на выполнение задачи, я просто обращаюсь к ассистенту. Он самостоятельно решает, как лучше выполнить задачу - выполнить её самому, нанять подрядчиков или передать другому сотруднику.

Отслеживание времени

Благодаря ассистенту я контролирую каждую секунду своего времени. Наши телефоны синхронизированы, и он видит, где я нахожусь и что я делаю. Я предоставляю время в блоках: проекты, планирование, регулярный менеджмент, социальные сети, образование, здоровье, рутина (включая отдых - эта категория является приватной, ассистент видит только общее затраченное время без деталей), бизнес-рутина, встречи. Таким образом, у меня есть представление о том, сколько времени я провожу на работе, сколько на встречах, сколько сплю и так далее. Ассистент также анализирует отчёты и говорит мне, сколько времени было потрачено зря.

Подготовка к встречам

Он подготавливает меня к встречам, зная всех участников и имея личные досье на каждого из них. У меня есть список вопросов для каждого человека - от бизнес-показателей до личной информации. Иногда ассистент смотрит интервью и выделяет важные моменты, чтобы я мог быстро ознакомиться с ними перед встречей. Таким образом, я всегда хорошо осведомлен о человеке, с которым встречаюсь, и нахожу легкий контакт. На конференциях я также всегда знаю спикеров и важных гостей.

Небольшой пример. Недавно мы с партнером летели на конференцию, и нам нужно было получить свежие исследования местного рынка. Это довольно сложно, одним запросом в Google не обойтись. Нужно найти компании, изучить их финансовые отчеты, узнать об инвесторах, сопоставить цифры. Большая часть информации на иностранном языке. Обычный секретарь не справился бы с такой задачей, а спрашивать аналитиков компании неэффективно. Во-первых, у них уже есть расписание работ, и отводить их от этого слишком дорого для компании. И во-вторых, мне часто нужна какая-то подробная информация очень быстро, и никто, кроме моего ассистента, не сможет ее подготовить. Конечно, ассистент - не робот, так что если задача слишком большая, он может нанять сторонних аналитиков или других экспертов для решения.

Организация публичных выступлений

Раньше, публичные выступления организовывались мной самостоятельно. Мне приходилось искать тренеров и дизайнеров, а также заниматься подготовкой выступлений. Однако, это отнимало у меня много времени, так как часто приходилось вводить новых исполнителей в курс дела. Теперь я полностью доверил эту работу моему бизнес-ассистенту. Он знает, какие темы я хочу осветить на конференциях, а также понимает, каких исполнителей пригласить и в какие сроки подготовить все необходимое. Сейчас я даже не задумываюсь о том, кто рисует презентацию или где найти тренера. Все происходит незаметно для меня.

Повышение эффективности работы

Моя работа стала гораздо более эффективной благодаря бизнес-ассистенту. Давно я хотел заставить себя использовать чек-листы для каждой задачи и оценивать качество исполнения. Но на это требовалось время. С появлением ассистента у меня появилась метрика регулярного менеджмента.

Я придерживаюсь теории опережающих показателей. Весь бизнес-процесс оцифровывается, и назначается определенное количество метрик, которые показывают его эффективность. Даже регулярные встречи с сотрудниками могут быть цифровыми: мы рассматриваем, как часто встречи отменяются, опаздываю ли я на них, обмениваемся ли заранее планом встречи или резюме после нее и так далее. За каждый пункт, выполненный мной, я начисляю себе баллы, а за невыполненный — снимаю. В конце недели бизнес-ассистент подсчитывает все мои баллы, и я вижу, где я хорошо поработал, а где — не очень. Это помогает мне улучшать качество своей работы в долгосрочной перспективе.

Как я искал бизнес-ассистента

Мой бизнес-ассистент обладает опытом работы в проектном менеджменте. Ранее он работал помощником руководителя в небольших компаниях и успешно решал множество задач, включая закупки, логистику и открытие франшизы. Обычно вакансии бизнес-ассистентов предлагаются с зарплатой от 70 000 до 160 000 рублей в зависимости от опыта и работодателя.

Поиски подходящего кандидата на роль бизнес-ассистента были долгими и сложными. Я понимал, что проведу с утвержденным кандидатом гораздо больше времени, чем с кем-либо еще из компании. Помимо рациональных факторов, для меня были важны и личные симпатии.

Поиск и систематизация информации

Прежде всего, я оценивал его способность находить и систематизировать информацию. В тестовом задании просил составить список интересных мероприятий, как в России, так и за ее пределами. Ожидалось представление двух списков: мероприятий для посещения и мероприятий, на которых следует выступить. Желательно было расположить данные по дате, чтобы мне не требовалось сортировать их самостоятельно. Однако, эти условия не были явно указаны в задании - я хотел, чтобы кандидат самостоятельно это понял.

Умение устанавливать контакты

Также важной качеством для меня была способность устанавливать контакты с нужными людьми. В одном из заданий я просил связаться с моим партнером и получить у него имена пяти лучших продуктовых менеджеров страны. Я не ожидал, что задание будет выполнено, но мне было интересно узнать на каком этапе люди смогут справиться с такой сложной задачей. Но мой нынешний ассистент успешно выполнил это задание.

Умение планировать

Организованность была еще одной важной характеристикой, которую я оценивал. Я просил всех кандидатов на собеседовании открыть свои гугл-календари на ноутбуках или смартфонах, и я детально изучал их записи. На этом этапе отсеивались около 60-70% претендентов.

Умение анализировать

Наконец, я проверял способность кандидата анализировать. Мне было важно, чтобы человек мог понять потребности наших клиентов, и в данном случае, мои, и найти для них решение. Простейший способ проверить это - задать вопрос: «А что бы ты сам делал на моем месте?». Если кандидат задумывался над этим, он быстро начинал говорить. Если же нет, то кандидат либо давал неполноценный ответ, либо начинал анализировать вслух. Оба варианта были для меня существенными показателями.

Знание компании

Если человек решил стать бизнес-ассистентом, но не ознакомился с информацией о компании, то он явно упустил важную часть подготовки. Бизнес-ассистент будет тесно сотрудничать с руководителем и в некотором смысле формировать будущее развитие компании на ближайшие годы. Поэтому ему следует обязательно ознакомиться со всей доступной информацией о компании и прослушать все интервью с будущим начальником, прежде чем идти на собеседование.

Профит

У меня работает команда высококвалифицированных менеджеров, которым я не могу поручить выполнение моих мелких задач. Раньше мне приходилось самому заниматься такими вещами, как создание презентаций, составление планов и резюме для встреч, а также управление документооборотом. Однако, я считаю, что это не входит в мои обязанности в качестве генерального директора. Моя задача заключается в принятии стратегических решений, формировании крепкой команды и обеспечении ее необходимыми ресурсами.

Бизнес-ассистент освободил меня от выполнения рутинных задач, поэтому теперь я могу сосредоточиться на основных задачах. Например, с приходом бизнес-ассистента я смог сократить количество отмененных встреч на 40%, что имеет большое значение для нашей компании. Мое время стало полностью цифровым, я каждую неделю анализирую свои действия и определяю, какие процессы можно ускорить или изменить, чтобы обеспечить еще большую эффективность развития компании.