Как добиться от подчиненных эффективной работы

Контроль над персоналом всегда являлся неотъемлемой обязанностью. И в будущем останется таким же важным. Почему эта тема стала настолько актуальной? Вероятно, ответ заключается в том, что предлагаемые "панацеи" не избавляют руководителей от проблем, а лишь временно снимают их ощущение. Это вызывает информационный голод и убеждение в том, что где-то существует решение, которое действительно работает.

Вопрос контроля над персоналом имеет множество аспектов, и невозможно исчерпывающе осветить его в одной статье. Но это не означает, что эту тему стоит откладывать в сторону. Необходимо начать с понимания, почему руководители так сильно зависят от контроля над персоналом и что они могут сделать для улучшения этой ситуации.

Поиск причин проблемных ситуаций

Руководители не могут просто проигнорировать проблемы, так как несут за них ответственность. У них самые непредсказуемые дни и огромный уровень стресса. Однако сотрудники, работающие под их руководством, часто не осознают масштаба этой нагрузки. Большинство сотрудников просто работают от звонка до звонка и считают, что они получают оплату только за свое присутствие на работе.

Руководитель отвечает за достижение намеченных целей и задач. Он должен быть уверен, что они будут выполнены. И всегда между руководителем и достижением цели стоят люди. Их действия либо помогают достичь цели, либо мешают этому. Из практики следует, что сотрудники редко мотивированы. Поэтому руководитель со временем может начать видеть своих подчиненных как препятствие на пути к достижению целей, а не как ценный ресурс и основу своего успеха.

И есть причины для такого отношения. Сотрудники, лишенные мотивации и квалификации, становятся источником непредсказуемости и перегрузки для руководителей. В результате руководитель часто оказывается втянутым в процесс решения проблем и вынужден выполнять не только свои обязанности, но и работу других сотрудников, чтобы обеспечить достижение целей.

Когда руководитель углубляется в решение проблем на рабочем месте, он теряет общую картину происходящего. В такой ситуации компания теряет ценного руководителя и получает работника, который выполняет все больше и больше дополнительных обязанностей. В среднем, руководители нагружены от 10 до 30 обязанностей, в зависимости от текущего состояния компании.

Когда руководитель находится в таком состоянии, он теряет способность видеть ситуацию объективно. "Доброжелатели" начинают использовать эту слабость. Они сталкивают руководителя со множеством проблем, представляя их как заботу о состоянии дел. Обилие обязанностей и разбросанность внимания не позволяют руководителю понять, что эти сообщения не несут решений, и, пытаясь их решить, перегруженный руководитель начинает допускать ошибки.

К сожалению, этот сценарий развития событий довольно распространен. Введение строгих мер или попытки мотивации персонала финансовыми стимулами не решают ситуацию.

Исходя из нашего опыта, правильное выявление причин проблемы способно ее разрешить при наличии необходимых ресурсов. Если решение основано на правильных причинах возникновения ситуации, то есть возможность изменить положение дел к лучшему.

Что мы предлагаем

Во-первых, необходимо договориться о том, чтобы персонал выполнял задачи, поставленные руководителем. Из наших наблюдений следует, что большинство сотрудников не являются злонамеренными и причины их неисполнения задач можно свести к трем пунктам:

1. Они не знают, что именно нужно делать;
2. Они не знают, как это делать;
3. Они не понимают, почему это нужно.

Разберём подробнее каждый из них.

1. "Они не знают, что делать". Даже если сотрудник утверждает, что понял требования, мы рекомендуем попросить его объяснить своими словами, что именно он собирается сделать. Вы можете быть удивлены, насколько сложными оказываются их интерпретации простых указаний. Они могут не расслышать или искажать ваши слова, добавляя свои детали. Иногда требуется повторить указание несколько раз, чтобы они могли повторить его точно. Начните просить подчиненных повторить, как они поняли задание.
2. "Они не знают, как это делать". Сотрудники могут думать, что они знают, что следует делать и даже так заявлять, но продолжают делать что-то иное. Не бойтесь спросить сотрудника, после того как вы ясно объяснили ему, что именно нужно сделать, как он планирует это осуществить. Или же попросите его продемонстрировать. Вы можете обнаружить пропущенные шаги, неправильную последовательность или лишние действия. Теперь у вас есть возможность исправить их до того, как это станет явно при выполнении задачи. Это позволит сэкономить время, деньги и ваши нервы.
3. "Они не понимают, зачем это нужно". Это также важный момент. Если вы убедились, что сотрудник понял, что нужно делать и знает, как это сделать правильно, не предполагайте автоматически, что он это сделает. Далеко не всегда так. Получив задание, сотрудник добавляет его в свой внутренний список приоритетов и все, что не считается очень важным с его точки зрения, отправляется в конец списка. А для нас это значит, что выполнение задачи будет отложено. Поэтому, способом решения такой проблемы может быть ясное объяснение степени важности задания. Это можно сделать просто - показав последствия выполнения и неисполнения задания для тех, кто от него зависит. Чем важнее задание, тем больше и долгосрочнее его последствия. Показав масштаб этих последствий, персонал сможет правильно оценить важность задачи.

Выводы

Подводя итог, можно заметить, что успех руководителя зависит от того, являются ли его подчиненные исполнителями, выполняющими необходимые действия, направленные на достижение поставленных целей. В частности, сотрудники часто не подчиняются указаниям или выполняют их неправильно.

Обычно, руководитель приходит к решению обойти своих подчиненных и выполнить работу самостоятельно. Это приводит его в тупик и открывает двери для манипуляций со стороны различных "помощников", изменяющих его восприятие ситуации.

Мы предлагаем применить иной подход. Внедрите в практику управления персоналом следующие три простых меры:

1. Прежде всего, четко определите задачу и убедитесь, что сотрудник полностью понимает, что именно требуется сделать.
2. Уточните понимание сотрудником правильного выполнения задачи.
3. Передайте ответственному за выполнение задачи сотруднику, почему данное действие важно и какие последствия неблагоприятного исхода могут возникнуть для тех, кто от этого зависит.

Таким образом, количество завершенных задач значительно возрастет, сотрудники начнут размышлять о своей работе и брать на себя больше ответственности, а также уровень стресса снизится. Кроме того, вы сможете выявить сотрудников, которые упорно отказываются сотрудничать по принципиальным соображениям, и тех, кто не способен справиться с задачами.

Автор статьи "Как добиться от подчиненных эффективной работы"

Илья Прокофьев

Основатель рекрутингового центра, трекер, бизнес-тренер