Управление проектами в малом и среднем бизнесе играет ключевую роль в достижении успеха и устойчивого развития. В наше время термин "проект" широко употребляется и применяется к самым разнообразным сферам: от реалити-шоу до разработки подводных атомных ракетоносцев.
Часто считается, что только крупные компании способны реализовывать "настоящие" проекты, но в реальности размер здесь не имеет первостепенного значения.
Мелкие проекты могут иметь много общего с крупными, но также имеют свои особенности. Обычно неудачи и проблемы при реализации проектов в небольших компаниях часто обусловлены двумя противоположными подходами. Некоторые не учитывают специфику управления проектами, придерживаясь привычного подхода, а потом удивляются, что что-то пошло не так. Другие же перегружаются "научным" подходом, что приводит к избытку документации и затяжному процессу, в результате чего проект может и не дойти до финиша.
Успешное управление проектами в небольших компаниях основывается на здравом смысле, который помогает определить, когда использовать сложные инструменты, а когда достаточно простых, но эффективных методов.
Что представляет собой проект?
Проектом мы будем считать специальную задачу, при выполнении которой мы стремимся достичь конкретной цели, после чего работа переходит в режим рутины, при условии успеха. Когда у нас не хватает опыта или четкого понимания, к чему приведет наша деятельность, или когда работа не вписывается в обычные бизнес-процессы компании, оказываясь вне повседневных обязанностей сотрудников, мы сталкиваемся с проектом. Это часто касается стартапов и других новых предприятий.
В небольших компаниях встречаются следующие виды проектов:
- Коммерческие проекты: внедрение новых товаров на рынок, открытие филиалов в отдаленных регионах, проведение рекламных акций.
- Технологические проекты: запуск производственных линий, разработка новых продуктов, обновление оборудования.
- Проекты организационного развития: реструктуризация компаний, внедрение систем управления и информационных технологий.
Легко заметить, что подобные проекты реализуются и в крупных компаниях. Однако отличия заключаются в масштабах, затратах, сроках выполнения, а главное - в возможностях, опыте и компетенциях команды.
Как осуществляется управление проектами?
Обычное управление - это постоянный цикл повторяющихся действий: приобретение, переработка, продажа, и так далее. Несмотря на то что процесс кажется рутинным, проблем и сбоев всегда возникает. В отличие от этого, в проектной среде ситуация совсем иная. Хотя и используется термин "жизненный цикл проекта", самих циклов нет: есть лишь начало и реализация. Управление проектами - это поиск нечетко определенной цели сквозь туманные преграды неопределенности.
Все начинается с четкого определения цели проекта - видения желаемого результата. В этом помогает известный инструмент - правило SMART. Звучит просто, но на деле означает лишь одно - при начале проекта определить четко и в подробностях, что именно хочешь получить в результате и когда. Зачастую на этом этапе выясняется, что инициаторы проекта имеют разные представления о его цели, или что цель не столь привлекательна, как предполагалось.
Далее необходимо оценить, какие действия необходимы для достижения цели, и какие ресурсы для этого понадобятся. Мы строим последовательность событий, которые приведут к желаемому результату, и затем представляем их в виде компактной сетевой диаграммы. Задачи распределяются между исполнителями. Остается лишь реализовать все это.
Практика управления проектами, описанная выше, остается неизменной независимо от размеров компании и масштабов проектов.
В чем же заключается особенность небольших предприятий?
Характеристики управления проектами в маленьких российских компаниях, по моему мнению, напрямую связаны с фазой развития самой фирмы.
Согласно концепции И. Адизеса, подавляющее большинство небольших российских компаний находятся на стадии развития, которую можно охарактеризовать как "Давай-давай". Этот этап начинается, когда компания начинает приносить стабильный доход, и его основные черты включают: стремительный рост и эйфорию от успехов. Внутреннее управление ведется на интуитивном уровне. Однако за этими внешними проявлениями скрываются ряд внутренних проблем, связанных с отсутствием четкого управления и несформированностью бизнес-процессов.
Поэтому единственной надеждой для таких компаний остается удача и нахальство, что иногда и приносит результаты. В противном случае, стадию "Давай-давай" вряд ли удастся успешно пройти.
Перейдем к деталям
Большие компании, когда речь заходит о воплощении проектов, находятся в более выгодном положении. Они обладают сложившимися компетенциями и инструментарием как в области регулярного, так и в проектном менеджменте. Их риски при осуществлении проектов снижаются, хотя полная гарантия, разумеется, отсутствует, благодаря маркетинговым исследованиям и предварительному анализу экономической составляющей. Менеджеры проектов обладают специальным образованием и успешным опытом. Наши маленькие фирмы, естественно, не могут похвастаться подобными возможностями. Но это не всегда плохо - иногда даже наоборот.
Компании, находящиеся на стадии "Давай-давай", которые стремятся управлять проектами "по науке", редко достигают успеха. Они нанимают дорогостоящих проектных менеджеров, которые проводят обширную предпроектную подготовку, создавая горы красиво оформленных документов, таких как паспорта проектов, положения, сетевые графики и диаграммы. Однако работники компании часто не могут понять, что они говорят, и даже не могут прочитать предоставленные документы до конца. Оказывается, что сам проект и его управление существуют в разных реальностях. Руководитель проекта находится в мире крупного, хорошо управляемого бизнеса, в то время как остальные сотрудники остаются в мире привычных методов работы.
Маленькие компании могут успешно решать проектные задачи, если они разумно используют свои преимущества, такие как энергия и предпринимательская инициатива, вместо того чтобы стремиться копировать подходы крупных игроков.
На этапе предварительной подготовки повысьте общую компетентность вашей компании в управлении проектами. Не стоит направлять своих сотрудников на долгие и дорогостоящие образовательные программы, которые могут привести к их уходу из компании. Вместо этого, проведите компактные обучающие мероприятия по проектному управлению, чтобы все имели представление о его сути.
Организуйте предварительную работу над проектом. Часто небольшие компании рассматривают этот этап как что-то второстепенное, не придавая ему должного значения. Однако от качества предварительной проработки проекта зависит, стоит ли вообще браться за него. Проект должен быть хотя бы приблизительно рассчитан по затратам, ожидаемым выгодам и временным рамкам.
Определите, что именно вам нужно. Для каждой идеи четко определите желаемый конечный результат: как мы узнаем, что цель достигнута? Проведите оценку потенциальных выгод и затрат, приемлемым является погрешность в 20%.
Сделайте выбор приоритетов. Из всего списка проектов выберите три наиболее значимых - больше, скорее всего, не удастся реализовать.
На этапе планирования проекта определите ответственного руководителя для каждого проекта. Важно, чтобы у каждого проекта была ясная руководящая фигура. В небольших компаниях, где глава компании обычно является главным инициатором и креативным руководителем, он часто выступает в роли менеджера для всех проектов одновременно.
Руководить проектом должен тот, кто наиболее заинтересован в его успешном завершении. Если таких людей нет, вероятно, проект не стоит своих усилий.
Предоставьте руководителям проектов необходимые ресурсы и полномочия. Особое внимание следует уделить возможности привлечения необходимых кадров из различных подразделений компании. Частой проблемой в небольших фирмах является то, что сотрудники, уже загруженные операционной работой, приступают к проектам в свободное время. Чтобы успешно реализовать проект, необходимо выделить достаточное количество времени для его выполнения, освободив сотрудников от части их текущих обязанностей. Желательно иметь по крайней мере одного сотрудника, который будет полностью посвящен данному проекту.
Создайте мотивацию для всех участников проекта. Участие в проекте может быть рискованным, так как можно не только потерять репутацию, но и не справиться с основной работой. Поэтому важно, чтобы каждый участник понимал важность проекта как для компании, так и для себя лично.
Разделите задания и установите сроки их выполнения. Попытайтесь предварительно определить приблизительное время завершения проекта. Хотя возможны задержки, проект не должен быть запланирован на неопределенное будущее.
Определите необходимый объем финансирования и точку, когда будет принято решение о продолжении или прекращении проекта. Установите границу затрат на проект, при превышении которой будет принято решение о дальнейших действиях.
Улучшите коммуникацию между участниками проекта. Назначьте диспетчера, который будет отвечать за сбор всех результатов проекта, контролировать выполнение графиков и своевременно информировать участников о всех совместных мероприятиях.
На этапе выполнения проекта не следует отказываться от проекта, даже если вы полностью доверяете его руководителю. Важно договориться о точках контроля, регулярности отчетности и способах связи. Это может быть отчет о ходе дел в целом или только при возникновении серьезных отклонений от плана. Часто руководители проектов склонны скрывать проблемы, не сообщая о них начальству, в надежде на саморазрешение ситуации.
На этапе завершения проекта обязательно должно состояться подведение итогов. В случае успешной завершенности проекта и достижения поставленных целей важно исполнить обещания, данные участникам. Отдайте должное тем, кто проявил выдающиеся способности, а также тем, кто внес свой вклад, хоть и без излишнего напряжения.
Если проект был прерван из-за исчерпания ресурсов, сроков или средств, то важно выяснить причины неудачи и отметить тех, кто старался добиться успеха, даже если цель не была достигнута.
Управление проектами в малых и средних компаниях представляет собой сложный и многофакторный процесс, требующий внимательного и комплексного подхода. Несмотря на отличия в масштабах и ресурсах по сравнению с крупными корпорациями, небольшие предприятия обладают своими уникальными преимуществами, такими как гибкость, быстрая адаптация и предпринимательский дух. Эффективное управление проектами помогает небольшим компаниям раскрыть свой потенциал, достигнуть поставленных целей и укрепить свои позиции на рынке.
Автор статьи "Эффективное управление проектами в малом и среднем бизнесе"
